Vergaderruimte met een grote groep
Vanaf vijftig gasten verandert een vergadering van karakter. Doorloop, geluid en catering vragen dan om een duidelijke opzet.
Wat een grote groep vraagt
Bij een grote groep is de doorloop bepalend. Zet de bar en het buffet uit elkaar, zodat er geen file ontstaat en gasten elkaar niet in de weg lopen.
Een staande opstelling met statafels laat meer gasten toe dan een zittende. Wilt u iedereen een zitplaats geven, houd dan rekening met ongeveer twee vierkante meter per gast.
Voor tien tot veertig deelnemers werkt een buffet beter dan bediening aan tafel. Zie catering voor een vergadering.
Waar het bij grote groepen op vastloopt
Wachtrijen
Twee tappunten in plaats van één voorkomt lange rijen.
Geluid
Zorg dat de speech verstaanbaar is achterin de zaal.
Garderobe
Bij vijftig jassen heeft u een aparte plek nodig.
Parkeren
Meer gasten betekent meer auto's. Zie gratis parkeren.
Toiletten
Vraag naar de capaciteit bij een volle zaal.
Programma
Houd het kort en duidelijk. Zie het programma.
Zo houdt u het overzichtelijk
Met deze afspraken verloopt een vergadering met veel gasten soepel.
- Maak een plattegrond met bar, buffet, garderobe en doorloop
- Kies een vast startmoment en communiceer dat in de uitnodiging
- Laat de catering in rondes serveren in plaats van alles tegelijk
- Wijs twee mensen aan die gasten wegwijs maken
- Plan het moment waarop de groep tot een besluit komt op een vast tijdstip en kondig het aan
- Spreek de eindtijd en het opruimmoment vooraf af
Weet u het aantal nog niet zeker, houd dan de bovengrens aan bij de zaal en stel de catering later bij. Zie de offerteaanvraag.
Bespreek uw opstelling
Bij grotere gezelschappen lopen wij de plattegrond vooraf met u door, zodat de doorloop klopt en niemand hoeft te wachten.
Alles over een vergaderruimte in Zoetermeer
Drie routes door onze informatie: oriënteren, direct een zaal huren of uw vergaderruimte tot in detail plannen.